Hoe vaak moet je HBE administratie aanleveren?

De HBE-administratie moet jaarlijks worden aangeleverd, met als centrale deadline 1 april. Vóór die datum moeten verplichtinghouders voldoende HBE’s (of inmiddels ERE’s) hebben ingeleverd bij de NEa om aan hun jaarverplichting te voldoen. Inboekers die elektriciteit registreren, hebben daarnaast tot 1 mei de tijd om de verificatieverklaring in het Register Energie voor Vervoer (REV) te laten registreren. Omdat het systeem per 1 januari 2026 is overgegaan van HBE naar ERE, is het extra belangrijk om te weten welke regels en termijnen nu gelden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de HBE-administratie en de bijbehorende verplichtingen.

Wat is de deadline voor het aanleveren van HBE-gegevens?

De centrale deadline voor de HBE-administratie is 1 april van elk jaar. Vóór die datum moeten verplichtinghouders voldoende eenheden hebben ingeleverd bij de NEa om aan de jaarverplichting over het voorgaande kalenderjaar te voldoen. ERE’s (de opvolger van HBE’s) boven de spaarlimiet vervallen automatisch op diezelfde datum.

Naast de deadline van 1 april geldt voor inboekers van elektriciteit een aanvullende termijn: de verificateur moet de verificatieresultaten vóór 1 mei in het REV hebben geregistreerd. Dit zijn twee afzonderlijke momenten in de administratieve kalender die je niet door elkaar moet halen.

Concreet ziet de jaarplanning er als volgt uit:

• 1 januari: start van het nieuwe nalevingsjaar
• 1 april: deadline voor het inleveren van voldoende ERE’s en het vervallen van eenheden boven de spaarlimiet
• 1 mei: uiterste datum voor registratie van de verificatieverklaring door de verificateur in het REV

Let op: per 1 januari 2026 is het HBE-systeem vervangen door het ERE-systeem (Emissiereductie-eenheden), gebaseerd op RED III. De laatste jaarafsluiting onder de HBE-regels vond plaats op 1 mei 2026. Resterende HBE-saldi zijn daarna omgezet naar ERE’s volgens de omrekenregel: 1 HBE = 46 ERE’s. Meer over dit nieuwe systeem lees je op de ERE-regeling pagina.

Hoe werkt de HBE-registratie bij de NEa?

HBE-registratie verloopt via het Register Energie voor Vervoer (REV), het digitale systeem dat wordt beheerd door de Nederlandse Emissieautoriteit (NEa). Bedrijven die hernieuwbare energie leveren aan het wegvervoer, boeken hun geleverde energie in via dit register. De NEa beheert vervolgens de saldi en controleert of aan de jaarlijkse verplichtingen wordt voldaan.

Het systeem kent twee typen deelnemers:

• Verplichtinghouders: brandstofleveranciers van benzine, diesel en zware stookolie die een wettelijke jaarverplichting hebben. Zij moeten jaarlijks een vastgesteld aandeel hernieuwbare energie aantonen door HBE’s (nu ERE’s) in te leveren.
• Inboekers: bedrijven zonder jaarverplichting die wel hernieuwbare energie leveren, zoals elektriciteitsleveranciers. Zij kunnen eenheden aanmaken en verhandelen op de markt.

Inboekers van elektriciteit kunnen zelfstandig inboeken als ze jaarlijks minimaal 2 miljoen kWh aan elektriciteit voor vervoer leveren (exclusief spoorvervoer). Wie deze drempel niet haalt, kan samenwerken met een inboekdienstverlener die namens meerdere partijen inboekt. Die drempel van 2 miljoen kWh geldt ook in het nieuwe ERE-systeem.

Elke ingeboekte levering moet worden geverifieerd door een geaccrediteerde, onafhankelijke verificateur. Zonder geldige verificatieverklaring gaat de NEa over tot een ambtshalve vaststelling, wat je tot vijf jaar na het betreffende kalenderjaar kan worden tegengeworpen.

Welke gegevens zijn nodig voor de HBE-administratie?

Voor een correcte HBE-administratie heb je gedetailleerde gegevens nodig over de geleverde hernieuwbare energie, de energiebron en de eindgebruiker. Welke gegevens precies vereist zijn, hangt af van het type inboeker en de soort energie die wordt geleverd, maar er zijn een aantal vaste onderdelen die altijd terugkomen.

Gegevens over de energielevering

De kern van de administratie bestaat uit een nauwkeurige registratie van de geleverde hoeveelheid energie. Voor elektriciteit gaat het om het aantal kWh dat is geleverd voor vervoer, exclusief spoorvervoer. Daarvoor zijn meetgegevens nodig van gecertificeerde meetapparatuur (MID-gecertificeerde meters), zodat de levering onafhankelijk verifieerbaar is.

Naast de hoeveelheid moet ook de herkomst van de energie worden aangetoond. Dit gebeurt via Garanties van Oorsprong (GvO’s) of andere erkende certificaten die bewijzen dat de geleverde energie daadwerkelijk hernieuwbaar is.

Administratieve en verificatiedocumenten

De volgende documenten zijn standaard onderdeel van de HBE-administratie:

• Meetrapporten van gecertificeerde meetapparatuur
• Garanties van Oorsprong of vergelijkbare herkomstbewijzen
• Machtigingen van klanten (bij inboeken namens derden)
• De inboekverificatie, uitgevoerd door een geaccrediteerde verificateur
• De verificatieverklaring die vóór 1 mei in het REV wordt geregistreerd

Bij het inboeken namens andere bedrijven of particulieren zijn ook machtigingen nodig. Inboekdienstverleners moeten beschikken over minimaal 200 machtigingen óf gezamenlijk minimaal 2 miljoen kWh inboeken om aan de drempelwaarde te voldoen.

Wat gebeurt er als je de HBE-administratie niet op tijd aanlevert?

Als je de HBE-administratie niet op tijd aanlevert, heeft de NEa de bevoegdheid om een ambtshalve vaststelling te doen. Dit betekent dat de NEa zelf bepaalt hoeveel eenheden je had moeten inboeken of inleveren, op basis van beschikbare gegevens. Een ambtshalve vaststelling kan tot vijf jaar na het betreffende kalenderjaar worden opgelegd.

Naast de ambtshalve vaststelling kunnen er verdere gevolgen zijn:

• Tekort aan eenheden: als een verplichtinghouder op 1 april onvoldoende ERE’s heeft ingeleverd, voldoet hij niet aan zijn jaarverplichting. Dit kan leiden tot handhavingsmaatregelen door de NEa.
• Verval van eenheden: ERE’s die boven de spaarlimiet uitkomen, vervallen automatisch op 1 april. Je kunt deze niet meer inzetten voor een volgend jaar als je de deadline mist.
• Reputatie- en compliancerisico: voor bedrijven die HBE’s of ERE’s actief verhandelen, kan niet-naleving ook commerciële gevolgen hebben.

De spaarlimiet is overigens aan regels gebonden: een saldo van 45.000 ERE’s of minder kan altijd worden gespaard. Daarboven mag een inboeker maximaal 4% van de in het afgelopen jaar bijgeschreven ERE’s sparen, en een verplichtinghouder maximaal 10% van zijn verplichting. De hoogste van deze drie opties is van toepassing.

Kan een externe partij de HBE-administratie overnemen?

Ja, het is zeker mogelijk om de HBE-administratie (en inmiddels de ERE-administratie) door een externe partij te laten uitvoeren. Sterker nog, voor veel bedrijven is dit de meest praktische oplossing. Een gespecialiseerde inboekdienstverlener kan namens jouw organisatie inboeken in het REV, de verificatieprocedure coördineren en zorgen dat alle deadlines worden gehaald.

Er zijn twee routes om als bedrijf deel te nemen zonder zelf de volledige administratie te voeren:

• Inboekdienstverlener inschakelen: dit is een partij die namens jou inboekt in het REV. De dienstverlener voldoet zelf aan de drempelwaarde (2 miljoen kWh of 200 machtigingen) en neemt de administratieve en verificatieverplichtingen op zich.
• HBE’s of ERE’s aankopen: bedrijven met een jaarverplichting die zelf geen hernieuwbare energie leveren, kunnen eenheden kopen van andere marktdeelnemers om aan hun verplichting te voldoen. Dit is een legale en gangbare praktijk binnen het systeem.

Het uitbesteden van de administratie heeft als voordeel dat je profiteert van gespecialiseerde kennis over de regelgeving, de juiste certificeringen en de markt voor eenheden. Zeker nu het systeem per 2026 is overgegaan naar ERE’s met nieuwe berekeningen op basis van CO2-ketenemissiereductie, is die expertise waardevol. Tegelijkertijd blijf je als organisatie eindverantwoordelijk voor naleving, ook als je een externe partij inschakelt.

Hoe NXT Mobility helpt met HBE-administratie

Wij begrijpen als geen ander hoe complex de HBE- en ERE-administratie kan zijn. Als totaalpartner voor duurzame mobiliteit ontzorgen we organisaties volledig in dit proces, van de eerste analyse tot en met de jaarlijkse verantwoording bij de NEa. Onze dienstverlening omvat:

• Inboeken van elektriciteit: wij registreren de door jouw laadinfrastructuur geleverde elektriciteit in het REV, zodat jij optimaal profiteert van de gegenereerde ERE’s.
• Coördinatie van de verificatie: wij zorgen dat de inboekverificatie tijdig wordt uitgevoerd door een geaccrediteerde verificateur en dat de verificatieverklaring vóór de deadline in het REV staat.
• Advies over de business case: door HBE’s en ERE’s te genereren en verhandelen, versterken we de financiële haalbaarheid van elektrisch rijden voor jouw organisatie aanzienlijk.
• Begeleiding bij de overgang naar ERE: het nieuwe systeem brengt nieuwe berekeningen en regels met zich mee. Wij houden jou op de hoogte en passen de administratie aan op de actuele regelgeving.

Wil je weten wat wij concreet voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bekijk ons volledig dienstenaanbod of neem direct contact met ons op via onze contactpagina. We denken graag met je mee over de slimste aanpak voor jouw situatie.