Wie is verantwoordelijk voor onderhoud bij een CaaS-model?

Bij een CaaS-model (Charging as a Service) is de aanbieder verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van de laadinfrastructuur. De klant betaalt een periodiek abonnement en hoeft zich in principe niet bezig te houden met storingen, reparaties of software-updates. Toch blijven er altijd een aantal praktische verantwoordelijkheden bij de klant liggen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over onderhoud en aansprakelijkheid binnen een CaaS-constructie voor zakelijk laden.

Wat dekt een CaaS-aanbieder precies qua onderhoud?

Een CaaS-aanbieder dekt doorgaans het volledige technische onderhoud van de laadpalen, inclusief storingsherstel, software-updates, monitoring op afstand en preventief onderhoud. De aanbieder beheert de laadinfrastructuur als eigenaar en is verantwoordelijk voor de technische werking van het systeem gedurende de looptijd van het contract.

Concreet betekent dit dat de CaaS-aanbieder zorgt voor:

• Storingsherstel: als een laadpaal uitvalt, is de aanbieder verantwoordelijk voor diagnose en reparatie, vaak binnen een contractueel vastgelegde responstijd
• Software-updates en firmware: de laadpalen worden op afstand bijgewerkt zodat ze altijd voldoen aan de laatste normen en protocollen
• 24/7-monitoring: de meeste CaaS-aanbieders bewaken de laadpalen continu via een beheersplatform en grijpen proactief in bij afwijkingen
• Preventief onderhoud: periodieke inspecties om slijtage en defecten vroeg te signaleren
• Vervanging van defecte hardware: bij ernstige defecten wordt apparatuur vervangen zonder extra kosten voor de klant

Dit onderscheidt een CaaS-model voor laadinfrastructuur fundamenteel van een traditionele aanschaf: bij koop draagt de klant zelf de verantwoordelijkheid voor onderhoud zodra de garantieperiode verloopt.

Welke onderhoudsverplichtingen blijven bij de klant liggen?

Hoewel de CaaS-aanbieder het technische onderhoud van de laadpalen voor zijn rekening neemt, blijven de fysieke omgeving en de elektrische aansluiting de verantwoordelijkheid van de klant. De klant moet zorgen voor een veilige en toegankelijke locatie, een werkende netaansluiting en een vrije doorgang voor onderhoudsmonteurs.

Praktisch gezien gaat het om de volgende verplichtingen aan de kant van de klant:

• Locatiebeheer: de parkeerplaatsen rondom de laadpalen vrijhouden en goed verlicht en toegankelijk houden
• Elektrische infrastructuur: de groepenkast, bekabeling en aansluiting op het net vallen buiten de verantwoordelijkheid van de CaaS-aanbieder, tenzij dit expliciet in het contract is opgenomen
• Melden van zichtbare schade: fysieke beschadiging door aanrijding of vandalisme moet de klant direct melden; dit valt doorgaans niet onder het reguliere onderhoudscontract
• Gebruikersbeheer: het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten voor medewerkers

Lees het contract goed door op dit punt. De grens tussen wat de aanbieder dekt en wat de klant zelf regelt, verschilt per aanbieder en per contractvorm.

Hoe wordt onderhoud geregeld als een laadpaal uitvalt?

Als een laadpaal uitvalt binnen een CaaS-contract, meldt de klant de storing via een vastgesteld kanaal (app, portaal of telefoon) en neemt de aanbieder de afhandeling over. Veel aanbieders detecteren storingen al automatisch via hun monitoringsysteem voordat de klant het zelf doorheeft.

Het proces verloopt doorgaans als volgt:

1. Detectie: de storing wordt gesignaleerd via remote monitoring of gemeld door de klant
2. Diagnose op afstand: de aanbieder probeert het probleem op afstand te verhelpen via software of een herstart van het systeem
3. Interventie ter plaatse: als remote diagnose niet volstaat, stuurt de aanbieder een monteur; de contractueel vastgelegde responstijd bepaalt hoe snel dit gebeurt
4. Reparatie of vervanging: de laadpaal wordt hersteld of vervangen, afhankelijk van de aard van het defect

Let bij het vergelijken van CaaS-aanbieders op de Service Level Agreement (SLA): hierin staat de maximale responstijd en de gegarandeerde beschikbaarheid van de laadinfrastructuur. Een goede SLA bevat concrete garanties over uptime, bij voorkeur van 95% of hoger.

Wat staat er in een CaaS-contract over onderhoud en aansprakelijkheid?

Een CaaS-contract regelt de onderhoudsverantwoordelijkheden via een Service Level Agreement en aansprakelijkheidsclausules. Daarin staat wie verantwoordelijk is voor welk type onderhoud, wat de responstijden zijn bij storingen en hoe schade door derden of overmacht wordt behandeld.

De meest relevante contractonderdelen zijn:

• SLA met uptime-garantie: de aanbieder garandeert een bepaald percentage beschikbaarheid van de laadpalen per jaar
• Responstijden: hoe snel reageert de aanbieder op een storing en binnen welke termijn wordt er een monteur gestuurd?
• Aansprakelijkheid bij uitval: wie draagt de kosten als medewerkers door een storing niet kunnen laden? Dit is lang niet altijd de aanbieder
• Schade door derden: aanrijdingen en vandalisme zijn vrijwel altijd uitgesloten van de onderhoudsgarantie; de klant moet dit via zijn eigen verzekering afhandelen
• Eigendom van de hardware: in een CaaS-model blijft de laadpaal eigendom van de aanbieder, wat de aansprakelijkheidsverdeling beïnvloedt
• Looptijd en opzeggingsvoorwaarden: bij beëindiging van het contract regelt het contract wat er met de laadpalen gebeurt

Laat het contract bij voorkeur beoordelen door iemand met kennis van zakelijke laadcontracten voordat u tekent. Vage formuleringen over “normaal gebruik” of “redelijke responstijd” zonder concrete getallen zijn een waarschuwingssignaal.

Wie is verantwoordelijk bij thuisladen via een CaaS-constructie?

Bij thuisladen via een CaaS-constructie is de werkgever de contractpartij met de CaaS-aanbieder. De aanbieder is verantwoordelijk voor het technische onderhoud van de thuislader, maar de werknemer is verantwoordelijk voor de directe omgeving en het correcte gebruik van de laadpaal.

Dit levert in de praktijk een driehoeksrelatie op tussen werkgever, werknemer en CaaS-aanbieder. De verantwoordelijkheden zijn als volgt verdeeld:

Verantwoordelijkheden van de werkgever

• Het contract afsluiten met de CaaS-aanbieder en de financiële afwikkeling
• Het beleid rondom thuisladen vastleggen en communiceren naar medewerkers
• Zorgen dat medewerkers weten hoe ze storingen moeten melden

Verantwoordelijkheden van de werknemer

• De thuislader correct gebruiken en zichtbare schade direct melden
• Toegang verlenen aan onderhoudsmonteurs wanneer dat nodig is
• Zorgen dat de elektrische installatie in de woning geschikt is (dit wordt vooraf gecontroleerd bij installatie)

Storingen aan de laadpaal zelf meldt de werknemer of werkgever bij de CaaS-aanbieder, die vervolgens een monteur stuurt. De kosten hiervan zijn inbegrepen in het abonnement. Schade door onjuist gebruik of externe oorzaken valt doorgaans buiten de garantie.

Wanneer is een CaaS-model voordeliger dan zelf laadpalen kopen en onderhouden?

Een CaaS-model is voordeliger dan zelf kopen wanneer een organisatie de hoge initiële investering wil vermijden, geen interne expertise heeft voor technisch beheer, of wanneer het wagenpark nog groeit en flexibiliteit belangrijk is. Bij grotere, stabiele wagenparken kan eigenaarschap op lange termijn goedkoper uitvallen.

Factoren die pleiten voor een CaaS-model:

• Geen kapitaalinvestering vooraf: de laadpalen worden gefinancierd door de aanbieder; de klant betaalt een maandelijks bedrag
• Voorspelbare kosten: onderhoud, storingsherstel en updates zijn inbegrepen in het abonnement, waardoor onverwachte kosten worden vermeden
• Schaalbaarheid: het aantal laadpunten kan meegroeien met het wagenpark zonder grote investeringsbeslissingen
• Geen technische expertise nodig: de aanbieder beheert het systeem volledig, inclusief updates en monitoring
• Toekomstbestendigheid: bij technologische vernieuwing kan de aanbieder apparatuur upgraden of vervangen

Factoren die pleiten voor zelf aanschaffen:

• Het wagenpark is groot en stabiel, waardoor de totale abonnementskosten over meerdere jaren hoger uitvallen dan de aanschafprijs
• Er is interne technische capaciteit beschikbaar voor beheer en onderhoud
• De organisatie wil volledig eigenaar zijn van de infrastructuur

Een eerlijke vergelijking vraagt om een berekening van de Total Cost of Ownership (TCO) over de volledige looptijd, inclusief onderhoud, vervanging en personeelskosten voor intern beheer.

Hoe NXT Mobility helpt met CaaS en laadinfrastructuur

Wij begrijpen als geen ander hoe complex de keuze voor de juiste laadoplossing kan zijn, zeker als het gaat om de verdeling van verantwoordelijkheden rondom onderhoud. Bij NXT Mobility bieden we zakelijke organisaties een compleet CaaS-pakket waarbij we de volledige technische verantwoordelijkheid voor de laadinfrastructuur op ons nemen.

Wat wij voor u regelen:

• Onafhankelijk advies over de meest geschikte laadoplossing voor uw specifieke situatie
• Installatie van laadpalen op bedrijfslocaties en bij werknemers thuis via een B2B2C-constructie
• Volledige technische monitoring, storingsherstel en preventief onderhoud
• Heldere contracten met concrete SLA-afspraken over responstijden en uptime
• Ondersteuning bij subsidieaanvragen en administratieve afwikkeling, inclusief HBE-dienstverlening
• Schaalbaarheid: uw laadinfrastructuur groeit mee met uw wagenpark

Wilt u weten wat een CaaS-model concreet betekent voor uw organisatie? Bekijk ons aanbod via onze zakelijke laaddiensten of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We denken graag met u mee.