Wat zijn de verplichtingen van een CaaS-aanbieder?

Een CaaS-aanbieder (Charging as a Service) is verantwoordelijk voor de volledige levering, installatie, het beheer en het onderhoud van laadinfrastructuur als dienst. De afnemer betaalt een periodieke vergoeding en hoeft zelf geen eigenaar te worden van de hardware. Dit model is populair bij organisaties die laadpalen willen inzetten zonder grote kapitaalinvesteringen of technische zorgen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de verplichtingen die een CaaS-aanbieder heeft tegenover zijn zakelijke klanten.

Wat valt er precies onder de verantwoordelijkheid van een CaaS-aanbieder?

Een CaaS-aanbieder is verantwoordelijk voor het complete ontzorgen van de afnemer op het gebied van laadinfrastructuur. Dit omvat de levering en installatie van laadpalen, het technisch beheer, de monitoring van het laadsysteem en de afhandeling van storingen. Kortom: alles wat nodig is om het laden van elektrische voertuigen operationeel en betrouwbaar te houden.

Het onderscheidende van Charging as a Service ten opzichte van een eenmalige aankoop is dat de verantwoordelijkheid structureel bij de aanbieder blijft liggen. De afnemer sluit een meerjarige overeenkomst en mag verwachten dat de laadinfrastructuur gedurende de hele looptijd functioneert zoals afgesproken. De aanbieder draagt daarmee het operationele risico.

Concreet vallen de volgende onderdelen doorgaans onder de verantwoordelijkheid van een CaaS-aanbieder:

• Advies over het juiste type en aantal laadpunten voor het specifieke wagenpark
• Aanvraag van subsidies en vergunningen
• Levering en installatie van de laadpalen, inclusief eventuele verzwaring van de elektrische aansluiting
• Koppeling met een laadmanagementsysteem en Smart Charging-functionaliteit
• Continue monitoring van de laadpunten op afstand
• Periodiek onderhoud en vervanging van defecte onderdelen
• Facturering en rapportage van laaddata

Welke garanties en serviceniveaus mag je verwachten?

Een serieuze CaaS-aanbieder legt in de overeenkomst concrete serviceniveaus vast, ook wel Service Level Agreements (SLA’s) genoemd. Deze SLA’s beschrijven minimale beschikbaarheidspercentages voor de laadpalen, maximale responstijden bij storingen en de wijze waarop de aanbieder presteert op kwaliteit en betrouwbaarheid.

In de praktijk mag je als zakelijke afnemer verwachten dat een CaaS-aanbieder een beschikbaarheidsgarantie biedt van doorgaans 95 tot 99 procent. Dit betekent dat de laadpalen het overgrote deel van de tijd operationeel moeten zijn. Wordt dit niet gehaald, dan zijn er in de meeste contracten consequenties verbonden aan de tekortkoming, zoals een korting op de periodieke vergoeding of een verplichting tot schadevergoeding.

Naast beschikbaarheid omvatten SLA’s ook afspraken over:

• Responstijd bij het melden van een storing (bijvoorbeeld binnen vier uur reageren)
• Hersteltijd voor het verhelpen van storingen (bijvoorbeeld binnen 24 of 48 uur)
• Frequentie van preventief onderhoud
• Rapportagefrequentie over gebruik en prestaties
• Escalatieprocedures bij aanhoudende problemen

Let bij het vergelijken van aanbieders goed op de precieze formulering van de SLA. Een hoge beschikbaarheidsgarantie klinkt aantrekkelijk, maar is pas waardevol als er ook duidelijke sancties zijn verbonden aan het niet nakomen ervan.

Wat zijn de contractuele verplichtingen in een CaaS-overeenkomst?

Een CaaS-contract legt de wederzijdse verplichtingen vast tussen de aanbieder en de afnemer. De aanbieder verplicht zich tot levering, beheer en onderhoud van de laadinfrastructuur. De afnemer verplicht zich tot het betalen van de periodieke vergoeding en het faciliteren van toegang tot de locatie voor installatie en onderhoud.

Naast deze basisverplichtingen bevatten CaaS-overeenkomsten doorgaans ook afspraken over:

• Looptijd en opzegtermijnen: CaaS-contracten hebben vaak een looptijd van drie tot zeven jaar, met specifieke opzegtermijnen en eventuele boetes bij voortijdige beëindiging.
• Eigendom van de hardware: In een zuiver CaaS-model blijft de hardware eigendom van de aanbieder. Dit heeft gevolgen voor afschrijvingen, verzekering en wat er gebeurt aan het einde van het contract.
• Indexering van de vergoeding: Veel contracten bevatten een clausule die de periodieke vergoeding koppelt aan inflatie of energieprijsontwikkelingen.
• Aansprakelijkheid: Het contract moet helder beschrijven wie aansprakelijk is bij schade aan voertuigen, de locatie of derden als gevolg van een defecte laadpaal.
• Datagebruik en privacy: Laaddata bevat informatie over rijgedrag en laadpatronen. Het contract moet beschrijven hoe de aanbieder met deze gegevens omgaat en wie eigenaar is van de data.

Laat een CaaS-contract altijd juridisch beoordelen voordat je tekent, zeker als het gaat om grote wagenparken of meerdere locaties. De CaaS-dienstverlening van een betrouwbare partner omvat transparante contractvoorwaarden zonder verrassingen achteraf.

Hoe gaat een CaaS-aanbieder om met storingen en onderhoud?

Een CaaS-aanbieder is verantwoordelijk voor het oplossen van storingen en het uitvoeren van onderhoud, zonder dat de afnemer hiervoor extra kosten maakt. Storingen worden doorgaans op afstand gedetecteerd via het laadmanagementsysteem, waarna de aanbieder actie onderneemt. De afnemer hoeft in principe alleen een storing te melden als die zelf wordt opgemerkt.

Preventief onderhoud

Goede CaaS-aanbieders werken met een schema voor preventief onderhoud. Dit houdt in dat laadpalen periodiek worden geïnspecteerd op slijtage, software-updates worden doorgevoerd en de elektrische verbindingen worden gecontroleerd. Preventief onderhoud voorkomt ongeplande uitval en verlengt de levensduur van de apparatuur.

Correctief onderhoud en storingen

Wanneer een laadpaal uitvalt, treedt het correctieve onderhoudstraject in werking. De aanbieder stuurt een monteur ter plaatse of lost het probleem op afstand op via een software-update. In het contract staan de maximale respons- en hersteltijden beschreven. Bij aanhoudende storingen of structureel slechte prestaties is de aanbieder verplicht de hardware te vervangen.

Welke financiële verplichtingen heeft een CaaS-aanbieder tegenover de afnemer?

De financiële verplichtingen van een CaaS-aanbieder tegenover de afnemer zijn vastgelegd in het contract en vloeien voort uit de afgesproken serviceniveaus. De kern is dat de aanbieder de overeengekomen dienst levert voor de afgesproken prijs, zonder verborgen kosten. Worden serviceniveaus niet gehaald, dan heeft de afnemer in de meeste gevallen recht op een financiële compensatie.

Concrete financiële verplichtingen van een CaaS-aanbieder omvatten:

• Transparante prijsstructuur: De periodieke vergoeding moet alle kosten dekken die in het contract zijn beschreven, zonder onverwachte meerkosten voor standaard onderhoud of storingsherstel.
• Creditering bij onderprestatie: Als de beschikbaarheidsgarantie niet wordt gehaald, moet de aanbieder een korting of creditering verstrekken op de factuur.
• Subsidieafhandeling: Als de aanbieder subsidieaanvragen verzorgt, is hij verantwoordelijk voor een correcte en tijdige indiening. Gaat er iets mis door nalatigheid, dan kan de aanbieder aansprakelijk worden gesteld voor de gemiste subsidie.
• HBE-afdracht: Wanneer de CaaS-aanbieder ook de HBE-dienstverlening verzorgt, moet hij de gegenereerde opbrengsten uit Hernieuwbare Brandstof Eenheden correct en transparant verrekenen met de afnemer.

Vraag bij het afsluiten van een CaaS-contract altijd om een volledig overzicht van alle mogelijke kosten, inclusief wat er buiten de standaard vergoeding valt. Denk aan kosten voor extra laadpunten, verplaatsing van hardware of aanpassingen aan de infrastructuur.

Wanneer is een CaaS-aanbieder tekortgeschoten in zijn verplichtingen?

Een CaaS-aanbieder schiet tekort wanneer hij de in het contract vastgelegde verplichtingen niet nakomt. Dit kan gaan om het niet halen van de beschikbaarheidsgarantie, het overschrijden van maximale respons- of hersteltijden, het niet uitvoeren van preventief onderhoud of het niet correct afhandelen van financiële verplichtingen zoals HBE-afdrachten of subsidieaanvragen.

Tekortkomingen zijn niet altijd zwart-wit. Sommige situaties vallen onder overmacht, zoals extreme weersomstandigheden of landelijke netproblemen, en kunnen de aanbieder ontslaan van bepaalde verplichtingen. Wat precies als overmacht geldt, moet in het contract zijn beschreven.

Als je vermoedt dat een CaaS-aanbieder tekortschiet, volg dan deze stappen:

1. Documenteer de tekortkoming met tijdstempels, storingslogs en eventuele communicatie.
2. Meld de tekortkoming formeel schriftelijk bij de aanbieder, met verwijzing naar de relevante contractartikelen.
3. Geef de aanbieder de kans om de tekortkoming te herstellen binnen de in het contract genoemde termijn.
4. Claim de contractueel vastgelegde compensatie als herstel uitblijft.
5. Schakel bij aanhoudende problemen juridische bijstand in of maak gebruik van de geschillenregeling in het contract.

Een goed opgesteld CaaS-contract beschermt de afnemer bij tekortkomingen. Zorg er daarom voor dat SLA’s, sancties en geschillenprocedures duidelijk en concreet zijn vastgelegd voordat je een overeenkomst tekent.

Hoe NXT Mobility jou helpt met Charging as a Service

Wij begrijpen als geen ander hoe complex de keuze voor de juiste CaaS-aanbieder kan zijn. Als totaalpartner voor zakelijke laadoplossingen ontzorgen wij organisaties van A tot Z, van het eerste adviesgesprek tot de dagelijkse operatie van de laadinfrastructuur. Onze aanpak is transparant, concreet en volledig afgestemd op jouw situatie.

Wat wij bieden binnen onze zakelijke laaddiensten:

• Onafhankelijk advies over het juiste type laadoplossing voor jouw wagenpark en locatie
• Volledige begeleiding bij subsidieaanvragen en HBE-dienstverlening
• Levering en installatie van laadpalen met korte levertijden en professionele montage
• Smart Charging-technologie voor efficiënt beheer van laadvermogen op bedrijfslocaties
• B2B2C-oplossingen voor thuisladen bij werknemers, inclusief vergoedingsafhandeling
• Duidelijke SLA’s met concrete beschikbaarheidsgaranties en transparante contractvoorwaarden
• Continue monitoring, onderhoud en storingsdienst zonder verborgen kosten

Wil je weten welke CaaS-oplossing het beste past bij jouw organisatie? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoe wij de transitie naar zakelijk laden voor jou eenvoudig en financieel verantwoord maken.