Hoe werkt een CaaS-oplossing voor thuisladen van medewerkers?

Een CaaS-oplossing (Charging as a Service) voor thuisladen werkt als een volledig beheerd abonnement: de werkgever betaalt een maandelijks bedrag per medewerker en ontvangt daarvoor de installatie, het beheer en de administratieve afwikkeling van een laadpaal thuis. De medewerker hoeft zelf niets te regelen of voor te schieten. Dit model is speciaal ontwikkeld voor organisaties die meerdere medewerkers met een elektrische leaseauto hebben en de complexiteit van thuisladen willen uitbesteden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over zakelijk thuisladen via een CaaS-constructie.

Wat betaalt de werkgever en wat betaalt de werknemer bij CaaS?

Bij een CaaS-constructie voor thuisladen betaalt de werkgever een vast maandelijks abonnementsbedrag per laadpunt. Dit bedrag dekt de aanschaf, installatie, het onderhoud en het beheer van de laadpaal. De werknemer betaalt in de meeste gevallen niets voor de hardware of het installatieproces zelf.

De verdeling is bewust eenvoudig gehouden. De werkgever draagt de infrastructuurkosten, omdat de laadpaal primair dient voor zakelijk gebruik van de leaseauto. De werknemer verbruikt thuis stroom om de auto op te laden, maar die kosten worden volledig vergoed via een geautomatiseerd systeem op basis van de werkelijk geladen kilowatturen.

Wat de werkgever concreet betaalt per maand verschilt per aanbieder en gekozen laadpaal, maar omvat doorgaans:

• Huur of lease van de laadpaal
• Professionele installatie door een gecertificeerd installateur
• Technisch onderhoud en storingsdienst
• Beheer van het laadsysteem en de bijbehorende software
• Administratieve verwerking van vergoedingen aan de medewerker

Fiscaal gezien is de laadpaal thuis bij de medewerker in de meeste gevallen onbelast als de werkgever eigenaar blijft van het apparaat. Dit is een belangrijk voordeel van de CaaS-constructie ten opzichte van een situatie waarbij de werknemer zelf een laadpaal aanschaft en de werkgever de kosten vergoedt.

Hoe wordt het stroomverbruik thuis bijgehouden en vergoed?

Het stroomverbruik bij thuisladen wordt bijgehouden via een slimme meter in de laadpaal zelf. Deze meter registreert exact hoeveel kilowattuur er per sessie wordt geladen. De gegevens worden automatisch doorgestuurd naar een centraal platform, waarna de vergoeding aan de medewerker automatisch wordt berekend en uitbetaald.

De vergoeding is gebaseerd op een vaste prijs per kilowattuur, doorgaans de ANWB-adviesprijs of een vergelijkbare referentieprijs. Zo betaalt de werkgever de medewerker precies terug voor de stroom die zakelijk is verbruikt, zonder dat er handmatige declaraties nodig zijn.

Dit geautomatiseerde systeem lost een van de grootste praktische pijnpunten op bij thuisladen: de administratieve rompslomp. Zonder CaaS zouden medewerkers zelf hun stroomverbruik moeten bijhouden, facturen indienen en wachten op vergoeding. Met een CaaS-oplossing verloopt dit volledig automatisch en transparant voor zowel werkgever als werknemer.

Vanuit fiscaal perspectief is de vergoeding voor thuisladen onbelast, mits deze niet hoger is dan de werkelijke kosten. Het geautomatiseerde systeem zorgt ervoor dat de vergoeding altijd aansluit bij het werkelijke verbruik, waardoor fiscale risico’s worden vermeden.

Wat is het verschil tussen CaaS en een gewone laadpaal kopen?

Het belangrijkste verschil tussen CaaS en het kopen van een laadpaal is eigenaarschap en risico. Bij aankoop betaalt de werkgever of werknemer eenmalig voor de hardware en is verantwoordelijk voor onderhoud, storingen en vervanging. Bij CaaS blijft de aanbieder eigenaar van de laadpaal en draagt die het volledige beheer en risico.

Voor organisaties met meerdere medewerkers met een elektrische leaseauto zijn er nog meer relevante verschillen:

• Schaalbaarheid: CaaS maakt het eenvoudig om nieuwe medewerkers toe te voegen of te verwijderen zonder grote investeringsbeslissingen per geval.
• Beheer: Bij aankoop beheert de werkgever of medewerker zelf de paal; bij CaaS regelt de aanbieder alles centraal.
• Administratie: CaaS omvat geautomatiseerde vergoedingen en rapportages; bij aankoop moet dit handmatig worden georganiseerd.
• Fiscale positie: Bij CaaS blijft de paal eigendom van de aanbieder, wat fiscale voordelen oplevert voor zowel werkgever als werknemer.
• Flexibiliteit: Bij uitdiensttreding of wisseling van leaseauto past CaaS zich eenvoudig aan; bij aankoop moet de situatie handmatig worden opgelost.

Een gewone laadpaal kopen kan voordeliger zijn als een medewerker langdurig op dezelfde locatie woont en er geen behoefte is aan centrale administratie. Voor organisaties met een groeiend elektrisch wagenpark en meerdere thuislaadsituaties biedt CaaS als dienst echter structureel meer gemak en controle.

Welke laadpalen worden bij medewerkers thuis geïnstalleerd?

Bij een CaaS-oplossing voor thuisladen worden doorgaans slimme AC-laadpalen geïnstalleerd met een vermogen van 11 kW. Dit type laadpaal is geschikt voor de overgrote meerderheid van elektrische personenauto’s en laadt een gemiddeld elektrisch voertuig volledig op tijdens de nacht.

De laadpalen die worden ingezet voldoen aan een aantal zakelijke vereisten:

• Slimme meting: Ingebouwde meter die het verbruik per sessie registreert en doorstuurt naar het beheersplatform.
• Connectiviteit: Verbinding via wifi of 4G voor realtime dataoverdracht en remote beheer.
• Compatibiliteit: Geschikt voor alle gangbare elektrische voertuigen via Type 2-aansluiting.
• Kwaliteitscertificering: Gecertificeerde apparatuur die voldoet aan Nederlandse en Europese veiligheidsnormen.

De installatie wordt uitgevoerd door gecertificeerde elektriciens. Voorafgaand aan de installatie wordt de thuissituatie van de medewerker beoordeeld: is de bestaande elektrische installatie geschikt, is er voldoende groepsvermogen en is een verzwaring van de aansluiting nodig? Dit voorkomt verrassingen achteraf en zorgt voor een veilige en correcte installatie.

Wat gebeurt er met de laadpaal als een medewerker uit dienst gaat?

Als een medewerker uit dienst gaat, wordt de laadpaal bij CaaS teruggehaald door de aanbieder. Omdat de aanbieder eigenaar blijft van de hardware, is de werkgever niet verantwoordelijk voor demontage of restwaarde. Het abonnement voor die medewerker wordt beëindigd en de paal kan elders worden ingezet.

Dit is een van de grootste praktische voordelen van CaaS ten opzichte van een aankoopmodel. Bij aankoop ontstaan er bij uitdiensttreding direct vragen: wie is eigenaar van de paal, wie betaalt de demontage en wat gebeurt er met de restwaarde? Bij CaaS zijn deze vragen op voorhand beantwoord in het contract.

Hetzelfde geldt voor andere situaties die verandering brengen:

• De medewerker verhuist naar een andere woning
• De leaseauto wordt ingeleverd of vervangen door een brandstofauto
• De werkgever besluit het elektrisch rijbeleid aan te passen

In al deze gevallen regelt de CaaS-aanbieder de logistiek rondom de laadpaal. De werkgever hoeft alleen de wijziging door te geven en het abonnement wordt aangepast of beëindigd. Dit maakt CaaS bijzonder geschikt voor organisaties met een wisselend personeelsbestand of een groeiend elektrisch wagenpark.

Wanneer is een CaaS-constructie de juiste keuze voor een bedrijf?

Een CaaS-constructie is de juiste keuze wanneer een bedrijf meerdere medewerkers heeft met een elektrische leaseauto die thuis laden en de werkgever de administratieve en operationele complexiteit van thuisladen wil uitbesteden. Hoe groter het wagenpark, hoe groter de voordelen van een gestandaardiseerde, beheerde oplossing.

CaaS is met name geschikt in de volgende situaties:

• Het bedrijf heeft vijf of meer medewerkers die thuis laden of dat op korte termijn gaan doen.
• Er is behoefte aan geautomatiseerde vergoedingen zonder handmatige declaraties.
• Het personeelsbestand wisselt regelmatig, waardoor flexibiliteit in het laadbeleid gewenst is.
• De werkgever wil eigenaar blijven van de laadinfrastructuur en fiscale voordelen benutten.
• Er is geen interne expertise om thuislaadsituaties per medewerker te beheren.

Voor kleinere organisaties met slechts een of twee medewerkers die thuis laden, kan een eenmalige aanschaf van een laadpaal met een eenvoudige vergoedingsregeling voldoende zijn. Maar zodra het aantal elektrische rijders groeit, wordt de beheerlast al snel onevenredig groot zonder een gestructureerde oplossing zoals CaaS.

Bedrijven die overwegen te investeren in zakelijke laadoplossingen doen er goed aan om vooraf in kaart te brengen hoeveel medewerkers nu en in de komende jaren thuis zullen laden. Op basis daarvan wordt duidelijk of CaaS de meest kosteneffectieve en beheersbare keuze is.

Hoe NXT Mobility helpt bij CaaS thuisladen voor medewerkers

Wij bij NXT Mobility bieden een complete B2B2C-laadoplossing voor organisaties die thuisladen voor medewerkers willen regelen via een CaaS-constructie. Onze aanpak is gericht op volledige ontzorging, van het eerste adviesgesprek tot de dagelijkse administratie.

Wat wij voor uw organisatie regelen:

• Gratis adviesgesprek om de juiste laadoplossing te bepalen voor uw specifieke wagenparksamenstelling
• Installatie van gecertificeerde slimme laadpalen bij medewerkers thuis, inclusief beoordeling van de thuissituatie
• Geautomatiseerde vergoeding van stroomkosten aan medewerkers op basis van werkelijk verbruik
• Centraal beheersplatform met inzicht in verbruik, kosten en rapportages per medewerker
• Flexibel abonnement dat meeschaalt met uw wagenpark: eenvoudig toevoegen of verwijderen van laadpunten
• Ondersteuning bij subsidieaanvragen en fiscale optimalisatie rondom zakelijk thuisladen

Als onderdeel van GP Groot begrijpen wij als geen ander wat er komt kijken bij de elektrificatie van een zakelijk wagenpark. Wilt u weten wat een CaaS-oplossing voor uw organisatie betekent? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.