Welke documenten heb je nodig voor de vrachtwagenheffing?
Voor de aanvraag van de vrachtwagenheffing heb je verschillende documenten nodig, waaronder het kentekenbewijs, bedrijfsgegevens en voertuigspecificaties. Daarnaast zijn er specifieke documenten vereist voor eventuele vrijstellingen, zoals bewijsstukken voor zero-emissievoertuigen of oldtimers van 40 jaar en ouder. Een complete documentatieset voorkomt vertragingen in het registratieproces en zorgt voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem.
Welke documenten zijn verplicht voor de aanvraag van de vrachtwagenheffing?
Voor de aanvraag van de vrachtwagenheffing zijn het kentekenbewijs en de bedrijfsgegevens de belangrijkste verplichte documenten. Je hebt ook voertuigspecificaties nodig, zoals het toegestane totaalgewicht, de emissieklasse en het brandstoftype, om het juiste tarief te bepalen.
De complete lijst van verplichte documenten omvat:
- Kentekenbewijs deel I en II – voor voertuigidentificatie en eigendomsgegevens
- Bedrijfsregistratiegegevens – KvK-nummer en btw-identificatienummer
- Voertuigspecificaties – toegestaan totaalgewicht, emissieklasse (Euro-norm), brandstoftype
- Contactgegevens – voor communicatie over de aanvraag
- Bankgegevens – voor automatische incasso van de heffing
Voor voertuigen die mogelijk zijn vrijgesteld, zoals emissievrije vrachtwagens of oldtimers van 40 jaar en ouder, zijn aanvullende documenten nodig. Ook defensievoertuigen en politie- en brandweervoertuigen kunnen vanaf 1 april 2026 een ontheffing aanvragen.
Hoe bereid je de documentatie voor de vrachtwagenheffing correct voor?
Begin met het controleren van de voertuigcategorie en breng je complete wagenpark in kaart. Controleer of alle voertuigen boven de 3.500 kg toegestaan totaalgewicht onder de heffing vallen en verzamel de benodigde documenten systematisch per voertuig.
Volg deze praktische stappen voor een correcte voorbereiding:
- Inventariseer je wagenpark – maak een lijst van alle voertuigen boven 3.500 kg
- Controleer kentekenbewijzen op actualiteit en juistheid van gegevens
- Verzamel emissieklasse-informatie voor elk voertuig (Euro 0 tot en met Euro VI)
- Bepaal het brandstoftype en eventuele hybride of elektrische aandrijving
- Bereken de geschatte kosten met behulp van officiële tarieftabellen
- Identificeer voertuigen die mogelijk zijn vrijgesteld
Zorg ervoor dat alle documenten actueel zijn en dat de gegevens overeenkomen. Kleine discrepanties in gewicht of emissieklasse kunnen leiden tot een verkeerde tariefberekening. Maak kopieën van alle documenten en bewaar deze digitaal voor snelle toegang.
Wat gebeurt er als er documenten ontbreken bij de vrachtwagenheffing?
Bij ontbrekende documenten wordt je aanvraag niet verwerkt en ontstaat vertraging in het registratieproces. Je ontvangt een melding met een specificatie van welke documenten nog nodig zijn en krijgt een termijn om deze aan te leveren.
De gevolgen van incomplete documentatie zijn:
- Vertraging in het verkrijgen van het tolkastje (boordapparatuur)
- Mogelijk niet op tijd gereed zijn voor de ingangsdatum van 1 juli 2026
- Extra administratieve lasten door herhaalde aanvragen
- Risico op boetes als je zonder geldige registratie rijdt na de ingangsdatum
Je kunt ontbrekende documenten alsnog aanleveren via het online portaal of door contact op te nemen met je gekozen dienstaanbieder. Sluit begin 2026 een contract met een aanbieder om voldoende tijd te hebben voor de documentverwerking en de installatie van het tolkastje.
Het Nederlandse systeem sluit aan bij bestaande Europese tolsystemen in Duitsland, België en Denemarken. Via EETS-aanbieders kun je straks met één contract en één tolkastje in meerdere landen rijden.
Welke vrijstellingen bestaan er voor de vrachtwagenheffing en welke documenten heb je daarvoor nodig?
Er bestaan verschillende vrijstellingen voor de vrachtwagenheffing, waaronder zero-emissievoertuigen, oldtimers van 40 jaar en ouder en specifieke voertuigcategorieën zoals vuilniswagens en defensievoertuigen. Voor elke vrijstelling zijn specifieke bewijsstukken vereist.
Overzicht van vrijstellingen en benodigde documenten:
- Zero-emissievoertuigen – kentekenbewijs met vermelding van elektrische aandrijving, geen tolkastje nodig
- Oldtimers van 40 jaar en ouder – kentekenbewijs met bouwjaar, bewijs van uitsluitend privégebruik
- Politie- en brandweervoertuigen – dienstverklaring en kentekenbewijs met organisatiegegevens
- Defensievoertuigen – militaire registratie en autorisatiedocumenten
- Vuilniswagens, straatvegers, rioolzuigers – bewijs van publieke dienstverlening
- Campers – RDW-registratie als kampeerwagen (automatische vrijstelling)
Ontheffingen kunnen vanaf 1 april 2026 worden aangevraagd. Wanneer de aanvraag wordt goedgekeurd, hoef je geen vrachtwagenheffing te betalen en hoeft het voertuig geen tolkastje aan boord te hebben. Controleer via de RDW-kentekencheck of je voertuig mogelijk al automatisch is vrijgesteld.
Hoe NXT Mobility helpt bij de vrachtwagenheffing en de zero-emissietransitie
NXT Mobility biedt complete ondersteuning bij het navigeren door de regelgeving rond de vrachtwagenheffing en begeleidt bedrijven naar zero-emissieoplossingen. We helpen met de documentatie voor elektrische vrachtwagens en zorgen voor een soepele transitie naar emissievrij transport.
Onze concrete ondersteuning omvat:
- Wagenparkanalyse – grondige inventarisatie van je huidige vloot en heffingsverplichtingen
- Documentatiebegeleiding – hulp bij het verzamelen en voorbereiden van alle benodigde documenten
- Vrijstellingsadvies – identificatie van voertuigen die mogelijk zijn vrijgesteld
- Zero-emissietransitieplan – concrete stappen richting elektrische vrachtwagens
- HBE-dienstverlening – volledige ontzorging bij Hernieuwbare Brandstofeenheden
- Laadinfrastructuur – advies en realisatie van bedrijfslaadpleinen
Door de overstap naar elektrische vrachtwagens vermijd je niet alleen de vrachtwagenheffing, maar versterk je ook je businesscase door HBE-generatie en -verhandeling. We begeleiden transportbedrijven van begin tot eind in deze transitie en zorgen voor volledige ontzorging op het gebied van regelgeving en implementatie.
Wil je weten hoe de vrachtwagenheffing jouw bedrijf beïnvloedt en welke zero-emissiemogelijkheden er zijn? Neem contact op voor een gratis adviesgesprek over jouw specifieke situatie.
